مفهوم ایمیل سرور
با یک کلیک ماوس، ظرف چند ثانیه ایمیل ارسالی شما از هر نقطه‌ای در این کره خاکی به نقطه‌ای دیگر، ارسال می‌گردد. اغلب ما به اینکه واقعا یک ایمیل سرور چیست و پروسه انتقال متون و محتویات ایمیل چگونه کار می‌کند فکر نکرده‌ایم. مفاهیم فنی اینکه چگونه یک ایمیل از نقطه A به نقطه B رفته و این مسیر را طی می‌کند واقعا ساده نیست، اما ما سعی می‌کنیم در این مطلب به توضیح این مفهوم به زبان ساده بپردازیم. اما برای دانستن اینکه در پشت این ارسال و دریافت چه چیزی می‌گذرد ابتدا میبایست در رابطه با مفهوم ایمیل سرور بدانیم.
ایمیل سرور چیست؟
در واقع یک سرویس دهنده ایمیل، کامپیوتری است که مشابه یک پستچی عمل می‌کند. هر ایمیلی که ارسال می‌شود، از میان یک سلسله از سرویس دهنده‌های پست الکترونیکی(mail servers) می‌گذرد تا اینکه به دست گیرنده خود برسد. اگرچه ممکن است به نظر برسد که پیام فورا و به سرعت و در یک چشم به هم زدن، از یک کامپیوتر به کامپیوتر دیگر فرستاده می‌شود؛ اما واقعیت این است که در این بین یک سلسله از نقل و انتقالات پیچیده صورت می‌پذیرد.
بدون وجود یک سلسله از سرویس دهنده های ایمیل (mail servers)، شما فقط قادر خواهید بود با افرادی تبادل ایمیل داشته باشید که بخش دامین آدرس ایمیل آنها با بخش دامین آدرس ایمیل شما یکسان باشد؛ بطور مثال با آدرس ایمیل vcenter.ir ، شما فقط قادر خواهید بود به آدرس ایمیل‌های دیگر vcenter.ir ایمیل ارسال نمایید
پروسه ارسال یک ایمیل
حالا که به پرسش ایمیل سرور چیست پاسخ دادیم، گام های اصلی فرآیند انتقال ایمیل را با هم بررسی می‌کنیم:
گام اول: کاربر بعد از نوشتن یک متن در برنامه ایمیل کلاینت(مثلا Outlook, Thunderbird, Gmail و یا… )، اقدام به ارسال آن به سرور می‌کند. این سرور می‌تواند با نام‌های متعددی نامگذاری گرد؛ بطور مثال می‌تواند smtp.vcenter.ir باشد.
گام دوم: برنامه‌ی ایمیل کلاینت مورد نظر با سرور SMTP ارتباط برقرار کرده و آدرس ایمیل خود (آدرس ایمیل فرستنده) و آدرس ایمیل گیرنده را به‌همراه متن پیام الکترونیکی و فایل‌های ضمیمه ایمیل(در صورتی‌که ایمیل شما دارای فایل ضمیمه باشد) را تحویل می‌دهد.
گام سوم: سرویس‌دهنده SMTP آدرس ایمیل گیرنده‌های ایمیل را بررسی می‌کند و اگر نام دامنه خودش مشابه نام دامنه گیرنده بود، پیام ایمیل را مستقیماً و بلافاصله مسیریابی نموده و تحویل صندوق پستی کاربر می‌دهد. اما در صورتی که نام دامنه گیرنده با نام دامنه خودش یکسان نبود، سرور SMTP اقدام به برقراری ارتباط با سرورهای دامنه مقصد می‌نماید.
گام چهارم: به‌منظور یافتن سرور گیرنده، سرور SMTP فرستنده میبایست با سرویس‌دهنده DNS ارتباط برقرار نماید. سرویس‌دهنده DNS نام دامین ایمیل گیرنده را بررسی نموده و به آدرس IP ترجمه می‌کند. سرویس دهنده ایمیل SMTP فرستنده نمی‌تواند فقط با داشتن یک نام دامنه، یک ایمیل را به درستی مسیریابی و ارسال کند؛ با داشتن IP میل سرور مقصد، سرویس‌دهنده ایمیل خروجی (outgoing mail server) می‌تواند کار خود را ادامه دهد.
گام پنجم: حال که سرویس‌دهنده ایمیل، آدرس IP گیرنده را دارد می‌تواند به سرویس‌دهنده SMTP آن متصل شود. این اتصال معمولاً به طور مستقیم صورت می‌پذیرد و نیازی به اینکه ایمیل از میان تعدادی از سرویسدهندههای SMTP نامرتبط مسیریابی شود، نیست.
گام ششم: سرویس‌دهنده ایمیل دامنه مقصد، پیام ایمیل دریافتی را اسکن می‌کند و اگر قادر به شناسایی نام دامنه و نام کاربری آن باشد، آن را به سمت بانک اطلاعاتی خود هدایت و ذخیره می‌کند. تایید دریافت نیز توسط اغلب ایمیل‌سرورها به فرستنده داده می‌شود تا ایمیل سرور فرستنده از وصول ایمیل اطمینان یابد. در این مرحله، ایمیل مورد نظر در صف ایمیل‌های دریافتی قرار گرفته و کاربر صاحب ایمیل، می‌تواند اقدام به دانلود آن ایمیل نماید.
به این ترتیب چرخه ارسال یک ایمیل تکمیل می‌گردد.