Sharepoint چیست؟

اصطلاح SharePoint (شیرپوینت یا شِرپوینت) عموماً برای توصیف خانواده­ای از محصولات و فناوری­هایی استفاده می­شود که باMicrosoft SQL Server و Internet Information Server (IIS) برای فراهم کردن یک ابزار تحت وب و یک زیرساخت برای گسترش طیف وسیعی از خدمات تجاری در تعامل است. شیرپوینت، زیرساختی است که همکاری بین افراد را تسهیل می­کند. رایج­ترین راهکارهای گسترش یافته توسط این زیرساخت عبارتند از: سایت­های تعاملی، سیستم­های مدیریت محتوا و پورتال­های وب.

مایکروسافت، 6 حوزه اصلی را برای شیرپوینت 2010 در نظر گرفته است که بعضی از سازمان­ها از همه این حوزه­ها استفاده می­کنند ولی بعضی دیگر فقط به برخی از آنها نیاز دارند. در اینجا به شرح مختصری از این حوزه­ ها می­پردازیم :

1)      سایت ها : ساخت و مدیریت وب­سایت­ های داخلی و خارجی

پیشرفت­های زیادی در رابطه با مدیریت محتوای وب (Web Content Management) در شیرپوینت 2010 صورت گرفته است که آن را به یک زیرساخت خوب برای پشتیبانی از نیازهای مدیریت محتوای وب یا WCM در اینترانت، اکسترانت و یا اینترنت تبدیل کرده است. صرف­نظر از چگونگی استفاده شما از شیرپوینت، می­توان گفت که احتمالاً از برخی کارکردهای Web CMS، حداقل برای وب­سایت­های تعاملی داخلی استفاده می­کنید. بیشترین استفاده­ها می­تواند شامل اجرای اینترانت یا وب­سایت­های عمومی شما در شیرپوینت باشد.

برخی از پیشرفت­های WCM در شیرپوینت 2010 عبارتند از:

ü       ایجاد و ویرایش شهودی محتوا با جلوه و ظاهری مشابه نرم­افزارهای مایکروسافت آفیس

ü       پشتیبانی بهتر در مورد وب­سایت­هایی که لازم است با چند زبان در دسترس باشند.

ü       سازماندهی و دسته­بندی بهتر محتوا

ü       رعایت استانداردهای وب مانند XHTML و WCAG 2.0 برای اطمینان از اینکه طیف وسیعی از کاربران می­توانند وب­سایت شما را مشاهده کنند.

ü       جستجوی بهبودیافته به­خصوص با استفاده از FAST Search با نتایج بهتر و روش­های بیشتری برای مشاهده نتایج

ü       یکپارچگی Web Analytics برای مشاهده چگونگی نمایش وب­سایت شما

پورتال­های وب، لینک­ها و اطلاعات منابع مختلف را یکپارچه کرده و دسترسی به آنها را از یک موقعیت مرکزی فراهم می­کند. آنها بعنوان یک مکان شروع عمل می­کنند که به کاربران سایت امکان یافتن اطلاعات یا خدمات مورد نیازشان را می­دهد . یک پورتال اینترانت، بطور مثال می­تواند اخبار و اطلاعات سازمان را به اشتراک گذاشته و به سایت­هایی که توسط هریک از دپارتمان­ها مدیریت می­شوند بپیوندد.

 

2)      تعاملات اجتماعی: ایجاد یک محیط تعامل سازمانی

امروزه استفاده از رسانه­های جمعی مانند Facebook و Twitter با قابلیت­هایی از قبیل چت، یادداشت­گذاری و اشتراک اطلاعات، بخشی از کارهای روزمره ما را به خود اختصاص داده­اند. برای همکاری مؤثرتر و اشتراک بهتر دانش لازم است که رسانه­های اجتماعی به جزئی از نرم­افزارهای مورد استفاده ما تبدیل شوند. شیرپوینت برای رسیدن به این هدف، امکانات زیادی در اختیار ما قرار می­دهد که در اینجا به برخی از آنها اشاره می­کنیم. نمونه­های اصلی این امکانات عبارتند از:

ü       بلاگ­ها–  بلاگ­ها به افراد اجازه اشتراک­گذاری اطلاعات و بهبود مباحثات با مخاطبان و یادداشت­گذاری آنها را می­دهند.

ü       ویکی­ها– ویکی­ها امکان ایجاد محتوا از طریق یک محیط مشارکتی باز را برای گروه­ها فراهم می­کنند.

ü       امکان برچسب زدن به محتوا– امکان برچسب­زنی به محتوا، کاربران را قادر به تشخیص محتوایی که برایشان معنادار است، ساخته و عملیات جستجو را برای آنها تسهیل می­کند.

ü       رتبه­بندی محتوا– رتبه­بندی محتوا (Ranking)، امکان دریافت سریع بازخورد نسبت به سودمندی آنها برای مخاطبان را فراهم می­نماید.

3)      محتوا: مدیریت اسناد، اطلاعات و رکوردها

در شیرپوینت 2010، پیشرفت چشمگیری در زمینه ایجاد و مدیریت اسناد تجاری صورت گرفته است. سازمان­ها عموماً از دو نوع محتوا استفاده می­کنند: اسناد و اطلاعات مورد استفاده برای تکمیل وظایف و فعالیت­ها، و رکوردها.

شیرپوینت 2010 ابزارهای زیر را برای کمک به کار با هر دو دسته فراهم می­کند:

ü       مدیریت همه اسناد سازمان و سایر اطلاعات نظیر کنترل اینکه چه کسانی اجازه خواندن و ویرایش آنها را داشته باشند.

ü       دسته­بندی آنها برای جستجو و بازیابی ساده­تر

ü       علامت­گذاری آنها بعنوان رکوردهای مجاز و قفل کردن آنها برای جلوگیری از ایجاد تغییرات

بعنوان بخشی از کارکردها و قابلیت­های مدیریت محتوا در شیرپوینت می­توان به یکپارچگی مستقیم با مایکروسافت آفیس اشاره کرد. با کمک این قابلیت، شما می­توانید در یک محیط آشنا روی اسناد خود کار کنید.

با ترکیب workflowهای فرآیند تجاری، نگهداری داده­ها و امکانات کتابخانه اسناد در شیرپوینت، ایجاد یک سیستم مدیریت محتوا که با مدیریت اطلاعات و سیاست­های بازیابی اطلاعات شرکت کار می­کند، ممکن می­شود. چنین سیستم­هایی از عملیات جستجو،version control و گزارش­گیری ارائه شده توسط شیرپوینت نیز بهره می­برند.

4)      جستجو:  گوگل برای اطلاعات خصوصی سازمان شما

شیرپوینت 2010 دارای دو سطح جستجو است: جستجویی که از ابتدای ساخت، برای آن تعریف شده و دیگری جستجوی FAST. در این قسمت به توضیح مختصری از این دو سطح جستجو می­پردازیم:

شیرپوینت به کاربران امکان جستجوی محتوای موجود در فارم و منابع خارجی را می­دهد، که این امر به آنان در یافتن اطلاعات مورد نیازشان کمک می­کند. اسناد و محتوا شاخص­گذاری شده­اند (indexed)، بطوریکه کلیدواژه­ها و فیلدهای اطلاعاتی مهم می­توانند بعنوان معیارهایی برای جستجو استفاده شوند. قواعد crawler برای بهبود عملیات جستجو و دسترسی ساده­تر کاربران به داده­های مورد نیازشان می­توانند سفارشی­سازی و بهینه شوند.

جستجوی شیرپوینت 2010، امکان شاخص­گذاری فیلدهای اطلاعاتی مانند نام ایجاد کننده سند، نام دپارتمان، تاریخ­های ایجاد و ویرایش و بسیاری دیگر از مشخصات اسناد را فراهم می­کند. امکان شاخص­گذاری در جستجو با استفاده از فیلترهایی که فایل­هایPDF یا انواع دیگر محتوا را بطور کامل شاخص­گذاری می­کنند، می­تواند توسعه یابد. یک پیشرفت مهم، معرفی فیلترهای جستجویfaceted است.

جستجوی FAST برای شیرپوینت یک محصول مجزاست که می­تواند برای ارائه قابلیت­های اضافه جستجوی سازمان توسعه یابد.FAST یک زیرساخت توسعه برای application های مبتنی بر جستجو فراهم کرده و می­تواند سفارشی­سازی نتایج جستجو را امکانپذیر سازد. جستجوی FAST می­تواند دامنه جستجو را بر مبنای پروفایل کاربران یا مخاطبان و یا با استفاده از فیلترهایی مثل نام سایت، نام ایجاد کننده، نوع و فرمت نتایج محدود کند.

5)      بینش درون سازمانی

هدف اصلی هر کسب و کاری، پیشی گرفتن از رقبا در رقابت است که امروزه هوش تجاری با یافتن مشکلات و کمک به تصمیم گیری در راه رسیدن به این هدف نقشی کلیدی ایفا می­کند.

بدین منظور، شیرپوینت 2010، امکاناتی را برای جمع آوری و تحلیل داده­ها در اختیار ما قرار می­دهد:

ü       استفاده از ابزارهایی مانند Excel برای جمع آوری و تحلیل داده­های ذخیره شده در شیرپوینت

ü       استفاده از ابزار Excel Services برای پردازش داده­ها و ساخت گزارشات مبتنی بر وب

ü       یکجا جمع کردن اطلاعات از سیستم­های مختلف و نمایش آنها در شیرپوینت

ü       ایجاد دشبوردها و Scorecard ها با استقاده از Key Performance Indicator (KPI) ها

6)      کامپوزیت یا ترکیبی

یکی دیگر از پیشرفت­های بزرگی که در شیرپوینت نسخه 2010 رخ داد، امکان مبادله اطلاعات با دیگر سیستم­های تجاری بود. شما بجای اینکه نیاز داشته باشید روی چند سیستم کار کنید، می­توانید بر روی پلتفرم شیرپوینت، برنامه­های کاربردی مرکب ایجاد کنید که داده­ها ومحتویات مختلف را از سیستم­های مختلف جمع آوری کرده و آنها را در یک مکان واحد در اختیار افراد سازمان قرار دهند.

شیرپوینت workflowهایی فراهم می­کند که می­توانند بر ای فرآیندهای تأیید، انتشار و نگهداری اطلاعات مورد استفاده قرار گیرند. درصورتیکه workflowها بدرستی پیکربندی شده، توسعه یافته و شخصی سازی شوند، می­توانند به سیاست­های اجرایی که پشت فرآیندهای تجاری قرار دارند کمک کنند. InfoPath services، ایجاد فرم­های الکترونیکی برای فرآیندهای تجاری را ممکن می­سازد.

مزایای استفاد از SharePoint 

1. امروزه یکی از مشهورترین بسته­های نرم­افزاری برای کسب و کارهای مختلف، Microsoft SharePoint Server است که به بهبود رویه­های تجاری کمک می­کند. این بسته نرم­افزاری، برنامه­های کاربردی زیادی را پشتیبانی کرده و زیرساخت مناسبی برای مدیریت کارآمد محتوا فراهم می­کند. انواع کاربران تمایل به استفاده مؤثر از Microsoft SharePoint Server و زیرساختی برای کنترل ساده­تر فرآیندهای تجاری دارند. شیرپوینت همچنین برای راه­اندازی بسیاری از انواع برنامه­های کاربردی طراحی شده است که به کاربران اجازه می­دهد در انجام کارهای خود مؤثرتر باشند.
2. یکی از بزرگترین مزیت­های استفاده از Microsoft SharePoint، توانایی مدیریت و کنترل محتوای وارده به سازمان و خارج شده از آن است. در هر کسب و کاری، یک فرد مخل امنیت یا هکر می­تواند باعث وارد شدن آسیب­های جدی به سازمان شده و حتی برای مدتی می­تواند سرویس­دهی آن سازمان را متوقف سازد. تمام محتویات الکترونیکی می­توانند پیگیری شوند و بسیاری از فرآیندهای تجاری می­توانند با استفاده از ابزارهایی که از طریق Microsoft SharePoint در دسترس هستند، ساده شوند. این زیرساخت همچنین می­تواند برای دسترسی به اسناد و فضاهای کاری که باید بین بخش­های مختلف مانند پایگاه­های داده و فرم­ها به اشتراک گذاشته شوند، مورد استفاده قرار می­گیرند. این Application همچنین می­تواند برای ایجاد محتوای آنلاین مانند وب­سایت­ها، ویکی­ها و بلاگ­ها استفاده شود.
3. Microsoft SharePoint امکان سازماندهی و ویرایش سریع و آسان اسناد را به کاربران می­دهد. اسناد می­توانند با معیارهای مختلفی مرتب شوند و همه افراد می­توانند بصورت مشترک، اسناد را از طریق Applicationهایی که از طریق شیرپوینت در دسترس هستند، ویرایش کنند. شیرپوینت همچنین امکان جستجوی اسناد به روش­های مختلف را نیز میدهد. از امکانات دیگری که در دسترس هستند می­توان به ساخت لیست­ها، پایگاه­های داده، مدیریت تماس­ها، برنامه­ریزی Workflowها، فروم­های بحث و گفتگو و زمان­بندی alertها اشاره کرد. این امکانات به کاربران اجازه مدیریت کارآمدتر فرآیندهای کاری و افزایش بهره­وری همه دپارتمان­ها را می­دهد.
4. Microsoft SharePoint به آسانی با برنامه­های کاربردی مایکروسافت آفیس یکپارچه شده و می­تواند بسیاری از کتابخانه­ها را بطور مؤثر نگهداری کند.